Für jedes Bedürfnis das passende CMS

9 Auswahlkriterien für das richtige CMS

Die Auswahl an Content-Management-Systemen ist riesig. Hier geht’s schon los: Für welches Unternehmen ist das CMS? Die nachfolgende Betrachtung bezieht sich daher auf mittelständische Unternehmen in Deutschland, die ein umfangreiches Informationsangebot und Kunden im Ausland haben. Nach der Entscheidung für ein bestimmtes Content-Management-System verändert ein Unternehmen dieses im Normalfall für einen längeren Zeitraum nicht mehr. Im Zuge eines Relaunch-Prozesses wird das bisherige CMS aber oft in Frage gestellt. Passt das bisherige CMS noch zu den aktuellen und zukünftigen Vorstellungen des Unternehmens? Erfüllt das CMS die individuellen Anforderungen des Unternehmens? Die folgende Auflistung bezieht sich auf so genannte Open-Source CMS und veranschaulicht, welche Kriterien bei der CMS-Auswahl relevant sind.

  1. Ist das CMS zukunftstauglich?
  2. Wie sicher ist das zukünftige CMS?
  3. Welche Flexibilität wird bei der Inhaltspflege benötigt?
  4. “Ease of use”: Wie benutzerfreundlich ist ein CMS?
  5. Performance, denn Geschwindigkeit zählt
  6. Welche Kosten entstehen bei dem CMS?
  7. Erfüllt das CMS internationale Anforderungen?
  8. Unterstützt das CMS Workflows?
  9. Welche Rechte und Rollenverteilung bietet das CMS?

Ist das CMS zukunftstauglich?

Wer garantiert einem Unternehmen, dass das Content-Management-System im nächsten Jahr noch immer Bestand auf dem Markt hat? Im Rahmen eines Relaunch-Prozesses kann diese Frage im Unternehmen auftauchen. Im Hinblick auf die Zukunft haben Open-Source Content-Management-Systeme entscheidende Vorteile gegenüber kommerziellen Systemen. Denn Open-Source-Systeme können nicht im Besitz einer Firma sein und sind sozusagen frei. Daher kann ein Open-Source-CMS zum Beispiel nicht von einem Wettbewerber übernommen und eingestampft werden. Das Fortbestehen und damit die Zukunft eines freien CMS setzt jedoch eine grosse Verbreitung und viele Entwickler voraus, welche das CMS einsetzen.

Dabei stellt sich automatisch eine weiterführende Frage: Wird das CMS, welches im Unternehmen verwendet wird, regelmässig auf dem neuesten technologischen Stand sein? Auch in diesem Punkt hat ein Open-Source CMS einen entscheidenden Vorteil im Gegensatz zu einem kommerziellen System. Zum einen fallen für Open-Source CMS keine Lizenzgebühren an, darüber hinaus steht hinter diesen Content-Management-Systemen immer eine Entwickler-Community. Die Vielzahl an passionierten Entwicklern widmet sich der Weiterentwicklung, Aktualisierung und Sicherheit. Dabei lässt sich grundsätzlich sagen, dass das Risiko in Bezug auf die Zukunftsfähigkeit mit der Grösse der Entwickler-Community sinkt. Der Grund hierfür ist einfach: Ab einer gewissen Verbreitung stehen dem Verlust eines CMS zu viele Interessen entgegen.

Arten von Content Management Systemen

Die Auswahl an Content Management Systemen ist relativ groß, da fällt die Entscheidung nicht leicht. Zudem gibt es verschiedene Arten von CMS, allen voran Web-Content-Mangement-Systeme, die, wie oben bereits angesprochen, zur Erstellung von Websites verwendet werden. Daneben gibt es aber z.B. auch Enterprise-Content-Management-Systeme, die zur Verwaltung der Daten von Unternehmen dienen, und Mobile-Content-Management-Systeme, die Content an mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets ausliefern.

Das beliebteste Content Management System ist WordPress. Dieses CMS gibt es seit 2003 und über 5 Millionen Websites nutzen es mittlerweile, wie z.B. CNN und NBC Sports. Die durchschnittlichen Kosten pro Monat für die Wartung und Instandhaltung sind zudem bei WordPress im Vergleich zu anderen Systemen relativ gering.

Um eines vorwegzunehmen: Nicht jedes Unternehmen benötigt ein Content-Management-System (CMS). Kleine und mittelständische Betriebe, deren Webauftritt eine bessere Visitenkarte ist, die der Firmenchef nach Feierabend selbst pflegt, können an dieser Stelle getrost weiterblättern.

Geht es lediglich um wenige Seiten mit flacher Hierarchie, die eher selten aktualisiert werden, steht der Nutzwert eines CMS meist in keinem positiven Verhältnis zu den Schulungs-, Einarbeitungs- und Betriebskosten.

Informieren Sie sich über die wichtigsten Grundlagen von Content-Manager-Systemen.

Open Source auf dem Vormarsch

Bei grösseren, dynamischen Webauftritten sind CMS hingegen unabdingbar. Einmal eingerichtet, lassen sich damit Inhalte schnell und effektiv publizieren und ändern. Das Schöne dabei: Inhalt und Layout bleiben getrennt. Um die Darstellung und das Design der Seiten braucht man sich bei der Inhaltspflege also nicht zu kümmern.

Anders als bei einem Webeditor kann man mit einem CMS auch Kollegen auf die Website loslassen, deren Verständnis für Experten und Seitengestaltung eher gering ist. So ist es kein Wunder, dass viele Unternehmen CMS als adäquates Mittel ansehen, um der stetig wachsenden Informationsflut und dem starken Veröffentlichungsdruck zu begegnen. Allerdings muss das passende System erst einmal gefunden, installiert und eingerichtet sein.

Und das ist speziell im Fall von CMS kein Zuckerschlecken: Es gibt kommerzielle Anwendungen und Open-Source-Lösungen, datenbankbasierte Systeme und andere, es gibt komplexe und eher einfach gestrickte Anwendungen. Kurzum, ein chaotischer Markt, der selbst für Experten kaum noch zu überblicken ist.

Erschwerend kommt die immense Dynamik hinzu, die nicht nur technische Neuerungen betrifft, sondern auch das Kräfteverhältnis auf dem CMS-Markt immer wieder durcheinanderwirbelt. Lange Zeit galt die Faustformel „Bei geschäftskritischen Prozessen kommerzielle Systeme, in allen anderen Fällen Open- Source-Technik“.

Doch mittlerweile ist auch diese letzte Orientierungshilfe für ratlose IT-Entscheider gefallen, denn lizenzfreie Software ist auch im professionellen Umfeld auf dem Vormarsch. Und hierfür gibt es gleich mehrere Gründe:

  • Kosteneinsparungen, weil Lizenzgebühren entfallen
  • höhere Investitionssicherheit durch steigende Verbreitung
  • fexible, preiswerte Erweiterungsmöglichkeiten
  • hohe Qualität und ausgereifte Technologie
  • Communities füllen Lücken im klassischen Support

Doch selbst wenn man sich bei der Softwareauswahl ausschliesslich auf Open Source konzentriert, wird eines schnell klar: Mit Schnellschüssen aus der Hüfte ist es nicht getan. Das Projekt will gut vorbereitet sein. Immerhin tummeln sich rund 300 verschiedene Lösungen am Markt.

Die Kür des „Testsiegers“ kommt dabei erst ganz zum Schluss. Zunächst einmal geht es da rum, die Projektziele und Projektanforderungen zu definieren. Auf dieser Basis lassen sich dann im zweiten Schritt Lösungsansätze entwickeln.

Fleissarbeit am Anfang

Zuerst stellt sich die Frage, welche Rolle Inter-, Intra- oder Extranet, zum Beispiel für Vertrieb, Marketing und Unternehmenskommunikation, spielen. Ebenso ist zu klären, welche Stellen im oder außerhalb des Unternehmens welche Informationen in das CMS einbringen und publizieren. Ohne die Organisation und Abläufe aufzudröseln, wird es schwer, ein System zu finden, das die Einsatzzwecke optimal erfüllt.

Es ist ebenso sinnlos, komplexe Webauftritte mit einer zu simplen Software warten zu wollen, als umgekehrt ein anspruchsvolles System nicht ausreizen zu können. Neben dem tatsächlichen Bedarf des Unternehmens spielen auch die Ressourcen eine Rolle bei der Produktauswahl. Hier gilt es, das vorhandene Know-how und die Personalkapazitäten realistisch einzuschätzen. Fehlt es an Beidem, sind kommerzielle CMS oft eine bessere Alternative, da sich hier Wartung und Pflege mitunter einfacher an externe Dienstleister auslagern lassen.

Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben weder den Anspruch noch die finanziellen Möglichkeiten, ihren Webauftritt redaktionell zu betreuen und täglich zu aktualisieren. Vielmehr geht es darum, Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen vorzustellen sowie Kontaktmöglichkeiten anzubieten – Content also, der sich nicht unbedingt täglich ändert.

Gute Dienste von Providern und Hostern

Für derartige Herausforderungen reichen die Baukastensysteme von Hosting-Anbietern wie Strato, 1&1 oder Host Europe voll und ganz aus. Ein paar Handgriffe genügen, um den Webauftritt anhand einiger Vorlagen und Voreinstellungen zusammenzuklicken. Die Kosten hierfür liegen selten höher als zehn Euro pro Monat.

Mehr kreativen Spielraum bei ähnlich hohem Bedienkomfort gibt es nur mit einem CMS. Voraussetzung hierfür ist ein passender Webserver – vorzugsweise Windows oder Linux. Auch hier bieten sich die Angebote der diversen Hoster an. Für die wenigsten kleinen und mittelständischen Unternehmen rentiert sich ein Webserver im eigenen Rechenzentrum.

Welches CMS auf den Server gespielt wird, ist Sache des Nutzers. Zu beachten ist dabei lelediglich die Kompatibilität: Die Datenbanken, Skripte und Betriebssysteme, die das CMS benötigt, sollten vom Hosting- Dienstleister auch tatsächlich bereitgestellt werden.

Neben PHP gehören Perl und Python zu den häufig genutzten Skriptsprachen. Um einen vorzeitigen und mitunter aufwändigen Anbieterwechsel zu vermeiden, empfiehlt sich zudem ein Blick auf Erweiterungsmöglichkeiten und Upgrade-Pfade.

Individueller Standard

Moderne CMS passen sich den unterschiedlichsten Einsatzzwecken und Szenarien an. Schließlich handelt es sich weniger um klassische, in sich geschlossene Softwarepakete, als vielmehr um offene Frameworks, die erst durch individuelle Erweiterungen lebendig werden. Der vergleichsweise kleine Kern besteht oft nur aus wenigen Standardfunktionen, die etwa die Benutzer- und Inhaltsverwaltung betreffen.

Je bekannter und verbreiteter ein CMS ist, desto größer ist in der Regel auch das Plug-in-Angebot. In vielen Fällen ist dies ein klarer Wettbewerbsvorteil. Anders als bei kommerziellen Lösungen wie Microsoft Sharepoint gibt es bei den meisten CMS auf Open-Source- Basis keinen geregelten Support. Dafür ist die Community rund um WordPress, Joomla und Co. umso aktiver. Anwender finden so nicht nur Unterstützung bei aktuellen Fragen, sondern auch eine leidlich gute Dokumentation zu einzelnen Anwendungsbereichen.

CMS werden grundsätzlich per Browser bedient; die Benutzeroberfläche lässt sich in aller Regel individuell anpassen. Fast alle CMS basieren auf einer Datenbank, besitzen eine ausgefeilte Benutzerverwaltung und einen Rich-Text-Editor.

Bei den in der Marktübersicht (siehe Seite 46) genannten Systemen handelt es sich ausschließlich um Open-Source-Lösungen. Allerdings sind die unzähligen Plugins teilweise kostenpflichtig. Da etablierte Lösungen hinsichtlich Bandbreite und Support Vorteile haben, liegt der Schwerpunkt auf den Marktführern.

TYPO3

Das CMS TYPO3 erblickte 2001 das Licht der Welt. Der dänische Webdesigner Kaspar Skarhoj entwickelte es seit 1997 für Kundenprojekte. TYPO3 ist vor allem im europäischen Raum weit verbreitet. Wer sein CMS-Projekt an eine Webagentur oder einen IT-Dienstleister auslagern will, wird daher kaum Probleme haben, kompetente Unterstützung in der Nähe zu finden.

TYPO3 ist mittlerweile in 50 Sprachen erhältlich. Die Community umfasst rund 100.000 Mitglieder und hat etwa 5.000 Plug-ins und Templates hervorgebracht. Die Zahl der Downloads übersteigt inzwischen die Sechsmillionengrenze. Experten schätzen die Anzahl der Installationen auf etwa 500.000.

TYPO3 basiert auf PHP, während datenbankseitig mySQL, PostgreSQL und Oracle unterstützt werden. Dank zahlreicher Schnittstellen lassen sich gängige ERP- und CRM-Anwendungen problemlos anbinden. Zu den Stärken von TYPO3 gehört die Verwaltung mehrerer Domains mit einem Backend. Anwender ersparen sich dadurch weitere Einzelinstallationen, um unterschiedliche Websites zu bearbeiten.

Zudem können in Websites eingebettete Dateien – sofern sie referenziert sind – auf externen Servern gespeichert werden, was bei voluminösen Auftritten von Vorteil sein kann. Ausgesprochen komfortabel ist das sogenannte Frontend Editing, bei dem Websites nach dem Login direkt geändert werden können – ohne Umweg über einen Editor. Für mobile Sites mit Touch-Unterstützung gibt es spezielle Templates.

Um die Einarbeitung in das komplexe System zu erleichtern, steht ein Startpaket zur Verfügung, das ein Beispiel- Template mit einigen Erweiterungen enthält. Im Oktober 2012 wurde das neue CMS Neo vorgestellt, das irgendwann TYPO3 ablösen soll. Eine Besonderheit in der Open-Source-Szene ist die „Long Term Support“-Version von TYPO3, die auch eine professionelle Unterstützung umfasst.

Joomla

Das 2005 aus dem Open-Source-Projekt „Mambo“ hervorgegangene Joomla ist ein vor allem in den USA beliebtes lizenzfreies CMS. Gemessen an den Zahlen ist Joomla ähnlich populär wie TYPO3. Allein das deutsche Forum zählt rund 150.000 Mitglieder; international sind es weit mehr als eine halbe Million. Bei der Anzahl der Erweiterungen steht die Software auf der Treppe ganz oben: Nach inoffiziellen Zählungen sollen es inzwischen mehr als 10.000 Plug-ins sein, viele davon sind kostenfrei zu haben.

Die vergleichsweise hohe Verbreitung erleichtert die Einarbeitung. Einsteiger finden im Web neben Benutzerforen auch Anleitungen und Schulungsvideos. Joomla ist ein recht umfangreiches CMSFramework, das auf der Skriptsprache PHP basiert. Als Datenbank kann neben den lizenzfreien MySQL und PostgreSQL auch Microsoft SQL Server eingesetzt werden. Webauftritte lassen sich in mehreren Sprachen realisieren.

Als eines der ersten CMS lässt sich Joomla bereits im Standard auf Smartphones und Tablets nutzen. Ein echtes Alleinstellungsmerkmal ist der Umgang mit Templates: Aus einem Haupt-Template lassen sich beliebig viele Varianten generieren, um beispielsweise die Webauftritte von Tochtergesellschaften oder einzelnen Unternehmensbereichen abzubilden.

Webdesigner ersparen es sich damit, derartige Derivate aufwendig manuell zu erstellen. Wird die Optik des Haupt-Templates später angepasst, korrigiert Joomla das Look-and-Feel der Erweiterungen und Templates automatisch. Joomla ist mit einer Volltextsuche ausgestattet, unterstützt die Suchmaschinenoptimierung und barrierefreie Sites. Unterm Strich ein benutzerfreundliches CMS, mit dem sich mittelgroße Webauftritte effizient umsetzen lassen.

WordPress

Die erste Version von WordPress erschien 2004. Damals ging es vor allem darum, ein einfach zu bedienendes Blogsystem zu entwickeln. Mit Erfolg: Unter den Top-100- Blogs der Welt hält WordPress einen Marktanteil von fast 50 Prozent. Die Community wuchs in der Folgezeit stetig an. Gleichzeitig öffnete sich WordPress neuen Anwendungsbereichen aus dem CMS-Umfeld.

Mittlerweile sind rund 5.000 Erweiterungen verfügbar. Hinzu kommen unzählige Themes, also kostenlose Designvorlagen. Allein in Deutschland umfasst die Community etwa 45.000 Mitglieder. Dementsprechend gut ist es um die Unterstützung bei Problemen bestellt. Zudem ist die Dokumentation der Software – entweder durch frei verfügbares Material im Internet oder durch kostenpflichtige Angebote des Fachbuchhandels – mehr als ausreichend.

Um mit WordPress zu arbeiten, benötigt man einen Webserver mit einer My- SQL-Datenbank und die Unterstützung von PHP-Skript. Anforderungen, die im Prinzip jeder Internetprovider erfüllt.

Ein großer Pluspunkt von WordPress ist die einfache Bedienung: Mithilfe des Assistenten ist die Installation schnell erledigt. Auch die Verwaltung ist einfacher als bei den meisten anderen Systemen. Hinzu kommen einige pfiffige Funktionen: So können beispielsweise auch per E-Mail zugestellte Kommentare und Artikel veröffentlicht werden – eine Vereinfachung für externe Autoren, die so am Blog mitschreiben können, ohne sich mit dem Backend auseinanderzusetzen.

Was den Inhalt angeht, zeigt sich WordPress flexibel: Neben Texten lassen sich bereits im Standard Galerien, Audio- und Videosequenzen einbinden. Basis des Webauftritts ist ein Theme. Von diesen Designvorlagen gibt es mittlerweile mehrere Tausend, die sich zum Beispiel mit Farbanpassungen oder Hintergrundbildern personalisieren lassen. Webauftritte, die mit WordPress entstehen, lassen sich grundsätzlich auch auf mobilen Geräten darstellen.

Gleiches gilt für die Bedienung des CMS. WordPress ist ein einfach strukturiertes, benutzerfreundliches CMSSystem, das sich relativ leicht erlernen lässt. Die simple Bedienung ist jedoch zumindest teilweise mit Zugeständnissen beim Funktionsumfang erkauft.

Einige Features, die bei anderen CMS zum Standard gehören, sind bei WordPress über Plug-ins nachzurüsten. Dies betrifft beispielsweise die Benutzerrechte oder die Verwaltung mehrsprachiger Webauftritte. Während sich kleinere Dependancen, einfach strukturierte News-Seiten und Blogs mit dem Tool gut umsetzen lassen, gibt es für größere Projekte komfortablere Lösungen.

Drupal

Drupal war ursprünglich als soziale Plattform zum Informationsaustausch für Web Communities gedacht. Seit 2001 steht das CMS der Allgemeinheit zur Verfügung. Ebenso wie bei TYPO3, Joomla und WordPress verlief die Entwicklung des Tools in den letzten Jahren rasant. Die Download-Zahlen lagen zuletzt bei 1,4 Millionen pro Jahr.

Die quirlige Drupal-Gemeinde entwickelte bis dato mehr als 12.000 Erweiterungen. Sie zählt derzeit weltweit knapp eine Million Mitglieder. Sorgen um mangelnde Unterstützung brauchen sich Einsteiger daher kaum zu machen. Drupal basiert auf der Skriptsprache PHP. Als Datenbank kommen MySQL, PostgreSQL oder SQLite zum Zuge.

Die Struktur des modularen Frameworks ist schlank. Zu den Grundfunktionen gehören neben Features aus dem Bereich des Content-Managements auch Module zu Communities, Blogs oder RSS-Feeds. Wer mehr benötigt, muss zusätzliche Erweiterungen installieren.

Bedingt durch die schlanke Struktur kann man mit Drupal schnell starten, muss aber mit einigen weniger stark ausgeprägten Funktionsbereichen leben, wie etwa beim Work ow-Management. Dafür hat Drupal kein Problem, mehrere Domains zu verwalten. Zudem verfügt die Software über detaillierte Rollen und Benutzerrechte sowie eine eingebaute Volltextsuche.

Auch werden suchmaschinenoptimierte URLs produziert. Unterm Strich ist Drupal die richtige Lösung für Webauftritte mit hoher Af nität zu Web- 2.0-Foren. Events oder Social Publishing sind Aufgaben, die sich mit dem CMS vergleichsweise einfach umsetzen lassen.

ImpressCMS

Das 2007 erstmals veröffentlichte ImpressCMS ist das jüngste CMS im Feld. Ebenso wie bei Drupal ist hier der Community-Gedanke stark ausgeprägt. Über eine dedizierte Rechteverwaltung lässt sich der Bewegungsradius einzelner Benutzer und ganzer Benutzergruppen einschränken.

ImpressCMS umfasst derzeit zehn Sprachenpakete, sodass sich auch internationale Webauftritte realisieren lassen. Themes und Templates bestimmen die Seitendarstellung. Sie lassen sich bis ins Detail individuell anpassen. Bei komplexen Webauftritten sorgt eine seitenübergreifende Volltextsuche für einen schnellen Zugriff auf die gewünschten Informationen.

Eine Besonderheit ist das ausgeprägte Sicherheitsbewusstsein: Sensible Daten können auch außerhalb des Stammverzeichnisses gespeichert werden, sodass Unbefugte keinen Zugriff auf die Domain haben.Für 2013 legt die Community den Schwerpunkt auf die Entwicklung mobiler Lösungen. Über zusätzliche Module können weitere Funktionen wie etwa Foren oder Shops ergänzt werden.

ImpressCMS ist ähnlich einfach zu bedienen wie WordPress und damit bestens für Einsteiger geeignet. Schulungsvideos und Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind dabei eine gute Unterstützung. ImpressCMS leistet bei kleineren Webauftritten und beim Aufbau von Social Communities gute Dienste.

Fazit

Der Markt für Web-Content-Management-Systeme ist mittlerweile fest in der Hand der Open-Source-Gemeinde. Zu Recht, denn die vielen kleinen, begeisterten Anwender und Entwickler haben sich in der Vergangenheit als kreativer und innovativer erwiesen als etliche kommerzielle Hersteller. Der wachsende Zuspruch, die agilen Nutzer und die Bereitschaft, sich untereinander zu helfen, machen die zum Teil fehlenden Supportstrukturen wett.

Sind Investitionssicherheit und Innovationskraft gegeben, wirken die Kosteneinsparungen, die bei Open-Source- Lösungen winken, umso attraktiver. Angesichts der Systemvielfalt, die am CMSMarkt herrscht, ist es jedoch unmöglich, eine Nummer eins zu küren. Hierzu sind die Schwerpunkte und Zielgruppen der einzelnen Systeme viel zu unterschiedlich. Auch wenn etablierte Anwendungen wie TYPO3 oder Joomla allein schon wegen der hohen Verbreitung ins Auge fallen, ist eine sorgfältige Projektvorbereitung Voraussetzung, um am Ende mit dem richtigen System zu starten.

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